Below you will find our Privacy Policy in English, followed by a Dutch version.
Last updated: 25 March 2025

PRIVACY POLICY (ENGLISH VERSION)

1. Introduction

Welcome to Veld.App, the complete fieldwork solution for ecology. This Privacy Policy applies to all users of Veld.App and explains how we handle personal data. Veld.App is operated by Veld.App, located at Zinkstraat 24, 4823AD Breda, Unit A3731, The Netherlands, and registered with the Dutch Chamber of Commerce (KvK) under number 73732451 (hereinafter referred to as “we,” “us,” or “our”). We value your privacy and ensure that we comply with the applicable privacy regulations, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

2. Personal Data We Process

We collect and process the following categories of personal data when you use Veld.App:

  • Name
  • Email address
  • Organization name
  • Field-Photos uploaded by you
  • Location data collected during app usage (including routes taken)

3. Purposes of Processing Personal Data

We process your personal data for the following purposes:

  1. Account Creation and Management: We process your name, email address, and organization name to provide you with access to Veld.App.
  2. Recording Field Observations: We enable you to register and view field observations, including photos and location data.
  3. Location Tracking: We collect your location data and routes to allow you and other researchers within a shared project area to see each other’s real-time locations and to meet the requirements of certain Species Management Plans (SMP).
  4. Functional and Analytical Cookies: We use cookies to ensure the functionality of our web environment and to collect usage statistics (for instance, via Google Analytics).

We do not share personal data with third parties, unless we are legally required to do so. An exception here is the use of Google Analytics (see Section 7).

4. Legal Basis for Processing

  • Performance of a Contract: Processing your account and project information is necessary to provide Veld.App as a service.
  • Consent: We request your explicit consent for the use of your location data. You can withdraw this consent at any time by disabling location services on your device or by contacting us.

5. Retention Periods

  • Account Data (name, email address, organization name): We store these until the user or organization deletes the account or until there has been no activity for three years.
  • Photos and Location Data: These are retained as long as the project is active. Once a project is deleted, all associated data is also removed.

6. Data Security

We take appropriate security measures to prevent misuse, loss, unauthorized access, and unauthorized alterations of personal data. These measures include encrypted data transmission (SSL/TLS), restricted access, and secure storage on servers located in the Netherlands.

7. Use of Cookies

  • Functional Cookies: These are essential for the proper functioning of our website or app.
  • Analytical Cookies: We use Google Analytics to gain insights into how Veld.App is used. We anonymize IP addresses and have signed a data processing agreement with Google to comply with the GDPR. Data may be stored on servers outside the European Economic Area (EEA), subject to Google’s contractual safeguards.

8. Your Rights

You have the right to:

  • Access the personal data we process about you.
  • Rectify or Delete your personal data.
  • Restrict or Object to the processing of your personal data.
  • Withdraw Consent, where processing is based on your consent.
  • File a Complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) if you believe we are not handling your data lawfully.

To exercise these rights, please contact us at info [at] veld [dot] app.

9. Automated Decision-Making and Profiling

We do not use automated decision-making or profiling based on your personal data.

10. Contact and Changes

If you have any questions or comments regarding this Privacy Policy, feel free to contact us at info [at] veld [dot] app.

We reserve the right to make changes to this Privacy Policy. We recommend that you review it regularly so that you remain informed of any updates.

PRIVACYVERKLARING (NEDERLANDSE VERSIE)

Laatst bijgewerkt: 25 maart 2025

1. Inleiding

Welkom bij Veld.App, de complete veldwerkoplossing voor ecologie. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gebruikers van Veld.App en beschrijft hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Veld.App wordt beheerd door Veld.App, gevestigd aan Zinkstraat 24, 4823AD Breda, Unit A3731, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 73732451 (hierna te noemen “wij” of “ons”). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en zorgen ervoor dat we voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van Veld.App:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Organisatienaam
  • Foto’s die je zelf uploadt
  • Locatiegegevens die worden verzameld tijdens het gebruik van de app (inclusief gelopen routes)

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Aanmaken en beheren van accounts: om je toegang te bieden tot Veld.App, registreren wij je naam, e-mailadres en organisatienaam.
  2. Vastleggen van veldwaarnemingen: om je de mogelijkheid te bieden waarnemingen vanuit het veld te registreren en in te zien, inclusief foto’s en locatiegegevens.
  3. Locatietracking: wij verzamelen je locatiegegevens en gelopen routes zodat jij (en andere onderzoekers binnen een gezamenlijk plangebied) elkaar live kunnen zien en om te voldoen aan vereisten binnen soortenmanagementplannen (SMP).
  4. Functionele en analytische cookies: we gebruiken cookies om de functionaliteit van onze (web)omgeving te waarborgen en om statistieken over het gebruik van onze diensten te verzamelen (bijvoorbeeld via Google Analytics).

Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Een uitzondering hierop is het gebruik van Google Analytics (zie paragraaf 7).

4. Rechtsgrond voor de verwerking

  • Uitvoering van een overeenkomst: Het verwerken van jouw account- en projectgegevens is noodzakelijk om de dienst Veld.App te kunnen leveren.
  • Toestemming: Voor het gebruik van jouw locatiegegevens vragen wij expliciet om toestemming. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door de locatievoorzieningen op je apparaat uit te schakelen of contact met ons op te nemen.

5. Bewaartermijnen

  • Accountgegevens (naam, e-mailadres, organisatienaam): wij bewaren deze gegevens tot het moment dat de gebruiker of organisatie het account verwijdert of wanneer er drie jaar lang geen activiteit is geweest.
  • Foto’s en locatiegegevens: deze worden bewaard zolang het project actief is. Zodra het project wordt verwijderd, worden alle bijbehorende gegevens ook verwijderd.

6. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen van persoonsgegevens tegen te gaan. Denk hierbij aan versleutelde datatransmissie (SSL/TLS), toegangsbeperkingen en veilige opslag op servers in Nederland.

7. Gebruik van cookies

  • Functionele cookies: deze zijn noodzakelijk voor een correcte werking van onze website of app.
  • Analytische cookies: wij maken gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van Veld.App. Daarbij anonimiseren we IP-adressen en hebben we een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten om te voldoen aan de AVG. De data kan worden opgeslagen op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), onderhevig aan de contractuele afspraken van Google.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
  • Rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen.
  • Verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking.
  • Toestemming in te trekken indien de verwerking daarop is gebaseerd.
  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat wij niet op een rechtmatige manier met jouw gegevens omgaan.

Wil je van (een van) deze rechten gebruikmaken, neem dan contact met ons op via info [at] veld [dot] app.

9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering op basis van jouw persoonsgegevens.

10. Contact en wijzigingen

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact met ons op via info [at] veld [dot] app.

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. We raden je aan regelmatig deze verklaring te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.